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Redaktion TriTec HR, 24.09.2021

Schon „entanalogisiert“?

Digitalisierung tut nicht weh, sie zwickt nur ein bisschen! 

Wenn es um den neusten Post, Tweet oder die letzte Story geht sind wir schnell dabei. Wenn es um die Digitalisierung im beruflichen Kontext geht, laufen wir gerne schreiend mit Angstschweiß und Scheuklappen durch die Welt. Irgendwie auch nachvollziehbar, bei der gefühlten Geschwindigkeit. Vor lauter Angst etwas zu verpassen, verpassen wir fast die Digitalisierung. 

Richtig! 

Am Ende des Tages gibt der Kunde beziehungsweise der Bewerber und Kandidat die Richtung vor. Wo bewegt sich die Zielgruppe und wie will sie kommunizieren, welcher Zeitaufwand entsteht dabei? Bestenfalls ist die Software darauf ausgelegt und ermöglicht mir (vor allem aktuell) einen schnellen und unkomplizierten Zugang, auch im Homeoffice.  

Es ist traurig: eine weltweite Pandemie sorgt dafür, dass wir umdenken. Ein kurzer Dienstweg ist auf einmal möglich. Ich würde nicht sagen, dass die Pandemie uns dazu gezwungen hat. Es war eher ein Anstoß. 

Plötzlich findet man sich mit Video-Calls zurecht und stellt fest: An der einen oder anderen Stelle sparen wir nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Unsere neue Wohlfühloase. Die Work-Life-Balance gewinnt an neuer Bedeutung. Keine lange Fahrtzeit mehr, Zeit für die Joggingrunde vor der Arbeit, das eigene Kind sitzt mit am Mittagstisch und nach getaner Arbeit schnell der Gang für die eigene Mutter zum Supermarkt. Klingt doch super! Sollte im Eifer des Gefechts etwas außer Plan laufen, unser mobiles Endgerät findet schnell den Weg in eine gute Software „for take away“.  

Klingt erst einmal alles gut. Natürlich müssen wir uns erst einmal mit den ganzen Anbietern auseinander setzten, mit der Technologie und den neuen Arbeitsprozessen – NEW WORK. Die Kollegen müssen mit der richtigen Technik ausgestattet werden und der Arbeitsplatz darf neu eingerichtet werden. Und vor allem unser Lieblingsthema und das Unwort der letzten Jahre: DER DATENSCHUTZ.  

Hier muss man erst einmal investieren!  Die Digitalisierung ist nicht erst seit 2020 wichtig. Und sie ist dankbar!   Die Zeit, die wir in die Strategie, Planung, Vorbereitung und Umsetzung investiert haben bekommen wir dankend gutgeschrieben, quasi unser Trinkgeld. Steht einmal alles, sparen wir nachhaltig Zeit in unserem Arbeitsalltag.

Aus Papier & Stift wird Pen & Tablet, wir kommunizieren mittlerweile über Messenger statt über den klassischen E-Mail-Weg. Wir verknüpfen Informationen intelligenter und schaffen einen runden Arbeitsflow, sparen uns Wege und kommen schneller zum Ziel. 

 

Intrinsische Digitalisierung

1. Mindset

Der Mensch verknüpft Veränderungen mit etwas Negativen, daraus resultiert erst einmal eine Abwehrhaltung. Wir klammern uns an das, was schlechter funktioniert, statt für was neues offen zu sein. Wir haben Angst etwas falsch zu machen, die Sorge etwas zu verkomplizieren. Setzten uns mit Perfektion unter Druck. Vorgesetzte, Führungskräfte & Dienstleister sind dafür verantwortlich die Angst zu nehmen. Erst wenn Mitarbeiter informiert sind, können sie ihr Vertrauen und Wissen an Kunden und neue Talente weitergeben. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier!

2. Umdenken

Der Remote Arbeitsplatz ist eine WIN-WIN-WIN-Situation. Als Unternehmer spart man Geld für Büroräume, ermöglicht dem Mitarbeiter eine neue Arbeitswelt, die für neue Erfolge und Freude am Arbeitsplatz sorgt – die Work-Life-Balance ist davon nicht ausgenommen. Außerdem ermöglicht man den Zugriff auf neue Talente im Team, die auf der ganzen Welt arbeiten können. Für einige kommen vielleicht auch Coworking Spaces in Frage. Die letzten Monate haben gezeigt, dass wir die Nähe zum Team durch Online Meetings nicht verlieren. Auch wenn wir uns auf live Teamevent freuen, sobald es wieder möglich ist. 

3. Internes Marketing 

Natürlich braucht eine Umstellung seine Zeit. Hierzu empfiehlt sich internes Marketing. Mein Professor sagte immer: „Externes Marketing, setzt internes Marketing voraus“. Durch die Absprache im Team findet man schnell Lösungen. Daraus resultiert unter anderem noch mehr Bindung zum eigenen Arbeitgeber. Auch der Kunde gehört zum internen Marketing. Er bindet sich und erkennt die Vorzüge, denkt vielleicht auch um – ein Dominoeffekt, der uns branchenübergreifend nicht schadet.  

4. Fehlerquote  

Durch automatisierte Prozesse sinkt die Fehlerquote: Eine synchrone Dokumentation ermöglicht eine schnelle Verwaltung und Administration sowie eine Live-Übertragung. Prozesse können sofort ineinandergreifen und Projekte parallel bearbeitet werden. SaaS-Lösungen wie Cloud Computing gehören ganz klar dazu, damit nie wieder zwei Kollegen zeitgleich in einer Tabelle arbeiten und diese Datei nachher unbrauchbar ist. 

5. Automatisierung  

Lange Terminabsprachen, Terminbestätigungen, fehlende Erreichbarkeit und ausstehende Feedbacks sind u.a. die Punkte, die unsere To-Do-Liste zum Stocken bringt und unseren Arbeitsflow unterbrechen. Kann das nicht alles im Hintergrund passieren? Eingeschränkte Zugriffe auf freie Zeitfenster, automatisierte Feedbackmeldungen, kurze, aber passgenaue Antworten mit einem intelligenten Chatbot. Klingt doch komfortabel! Und befreit uns von viel Ballast. 

Fact’s 

Ein attraktiver Nebeneffekt ist die Prozessoptimierung. Schnell, individuelle Lösungen begrüßen unseren Arbeitsalltag in der digitalen Zeit. Die Prozessschritte werden noch skalierbarer, wir können uns mit hohem Lerneffekt kontrollieren und mehr Effizienz in den Arbeitsalltag integrieren. Dabei behält man die Performance und deren Indikatoren im Auge, entstehende Fehler und Sollbruchstellen können schnell erkannt und behoben werden.  

Am Ende des Tages tauschen wir nur Instrumente aus. Wir sollen nicht aufhören analog zu denken, sondern anfangen digital zu arbeiten und analog zu lenken. 

Eine bessere Durchsicht durch eine neue Sichtweise – Why not?  

von Jasmin Habegger

Themen, die uns bewegen.